Toma de decisiones: lo importante del qué, del cuándo, del cómo y del por qué

Cuando hablamos de tomas de decisiones en una empresa, normalmente nos referimos a los datos. ¿Qué datos mirar? ¿Cómo organizarnos para sacarles el máximo partido? ¿De dónde sacamos esos datos?

¿Qué es la toma de decisiones?

Hacer esa elección puede suponer un paso más o menos trascendental, hay decisiones rutinarias o consideradas de poca importancia, pero también algunas que implican mucha responsabilidad para quien las toma y que pueden ser muy determinantes.

En una empresa, es la gerencia o dirección quien toma las decisiones más importantes, pero todos sus miembros, de una forma u otra, tienen que tomar decisiones en su día a día para llevar a cabo acciones que, en definitiva, afectan a la empresa por pequeñas que sean.

En función del tamaño de la empresa, será más común un tipo de decisiones u otro. Mientras en las grandes es posible que algunas de las decisiones de peso se deleguen, en pymes estas suelen estar asumidas por grupos más reducidos de personas. Sea cual sea la modalidad, el proceso debe ser flexible para adaptarse a posibles cambios, además de tener en cuenta distintos enfoques que puedan enriquecerlo.

¿Cuál es la importancia de la toma de decisiones?

A lo largo de nuestra vida, tanto personal como profesional, nos encontraremos con la necesidad de tomar decisiones. La necesidad vital de dar un paso en una dirección u otra que nos lleve a encontrar una solución o alternativa a un problema o situación que la requiere.

Sean de menor o mayor calado, no siempre es fácil el proceso de toma de decisiones y en él influirá tanto nuestro carácter como la forma que tenemos de enfrentarnos a las cosas y, por supuesto, el contexto en el que nos encontremos. Todo ello en un entorno global y cambiante y con clientes (en el caso de tenerlos o buscarlos), cada vez más activos y exigentes.

Factores externos a la persona como la presión, la falta de tiempo, la responsabilidad que implica una elección concreta… puede conducirnos a lo que se conoce como ‘parálisis por análisis’. Porque el análisis a la hora de adoptar cualquier tipo de decisión es fundamental, pero, en ocasiones, enfrentarnos a la toma de decisiones desde el miedo, puede bloquearnos y llevarnos a evitar asumir cualquier tipo de elección, responsabilidad o compromiso.

Por lo tanto, tomar decisiones es asumir responsabilidades, lo que implica cierto grado de riesgo cuando la incertidumbre entra en juego. Un entorno o situación cambiante puede hacer tambalear nuestra decisión y poner en jaque los resultados esperados, pero tenemos que tener en cuenta que existen técnicas y herramientas que nos ayudan a definir y ejecutar decisiones en las que el análisis de datos y la visión estratégica serán fundamentales.

Clasificación de las decisiones: ¿Cuáles son los tipos?

Hay tanto tipo de decisión como diferentes situaciones o diferentes contextos. Dependiendo de la situación o contexto en el que nos encontremos, convendrá tomar un tipo de decisiones u otro. ¿Cuáles existen?, ¿qué decisión tomar?, ¿en qué momento debemos tomarla?, ¿quién debe tomarla?… son preguntas recurrentes, sobre todo en un contexto de negocio o empresa.

Para ayudarnos a responderlas, echemos un ojo a algunos tipos de toma de decisiones:

Estas son solo algunas tipologías de decisiones, ya que el abanico es muy amplio. Además, hay que tener en cuenta que, dependiendo de la situación, se requerirán diferentes opciones: soluciones puramente racionales u otras más creativas e intuitivas. Los actores implicados en la toma de decisiones, uno o varios, tendrán que apostar por un enfoque analítico/objetivo o por un enfoque menos técnico que se base en su experiencia y creatividad.

¿Cómo es el proceso de toma de decisiones?

A la hora de enfrentarnos a una toma de decisiones deberemos seguir una serie de pasos clave que, aunque no siempre se cumplen todos o siguen el mismo orden, hay que tenerlos en cuenta ya que nos ayudarán a guiar nuestro proceso. 

Pasos de la toma de decisiones

1. Identificar y definir el problema: analizaremos la situación para detectar cuál es el problema o circunstancia que requiere de una solución. Implica analizar todo el contexto, obstáculos, condicionantes, objetivos o resultados que se buscan, etc. 
2. Recopilar información relevante: tenemos que recopilar información que nos permita plantear soluciones libres de juicios de valor, de la manera más objetiva posible. Para tomar la decisión correcta, tan importante es hacerte con datos valiosos como con personas que te ayuden en la tarea.
3. Identificar y analizar las alternativas: una vez definido el problema o situación, debemos identificar, analizar y comparar todas las alternativas o propuestas de solución que puedan ser de utilidad. 
4. Prever resultados y sopesar el impacto de la alternativa: en esta etapa podemos valernos de herramientas como el análisis DAFO para observar cuáles son los puntos fuertes y débiles de las alternativas propuestas y así valorar cuál es más viable.
5. Seleccionar una alternativa: es un paso de cierto peso y responsabilidad, pero que se verá favorecido si previamente definimos unos criterios para la toma de decisiones (observaremos si es una elección individual o consensuada, si requiere de asesoramiento externo, si precisamos alguna herramienta de análisis de datos específica…). 
6. Llevar a cabo la decisión: cuando implantamos una solución o alternativa tendremos que, previamente, notificarlo a todos las personas y/o factores implicados. Deberás seguir un plan para que tu decisión sea tangible y realizable y que, a su vez, responda a la planificación de tu empresa u organización. Además, hay que considerar si conviene ejecutar la decisión inmediatamente o si es mejor esperar. 
7. Revisar y monitorear: una vez estamos poniendo en marcha nuestra solución, nos conviene hacer un seguimiento que nos permita tener todo bajo control. Esta retroalimentación es clave para ir adaptándonos o haciendo ajustes si la situación lo requiere, tanto en el proceso como en los recursos o personas implicadas.
8. Evaluar los resultados: una vez implementada nuestra solución, tendremos que evaluar los resultados obtenidos y si estos son satisfactorios. Será fundamental documentar todo el proceso teniendo en cuenta si se han cumplido nuestras expectativas y los objetivos se han resuelto. Además, un informe final completo debería indicar qué factores han intervenido en el proceso de toma de decisiones y cómo han influido. En él, te vendrá muy bien incluir los métodos empleados y los datos utilizados, ya que podrán ser de utilidad para proyectos futuros y para automatizar tareas.

La fatiga en la toma de decisiones

Nuestra vida personal y profesional nos plantea casi continuamente disyuntivas: ¿qué hago para comer?, ¿qué ropa me pongo hoy?, ¿por dónde empiezo la tarea?, ¿delego o me encargo yo de esto? Estas son solo algunas de las cuestiones que te puedes plantear en un día cualquiera de tu vida.

Y es que, el hecho de tener que tomar decisiones, aunque estas no sean necesariamente trascendentales o de vital importancia, puede causarnos auténtica fatiga. Sí, has leído bien. Porque esto no solo le pasa a trabajadores con grandes cargas de trabajo o responsabilidades, sino que le puede pasar a cualquier persona. 

La fatiga en la toma de decisiones provoca que la persona afectada sufra un desgaste mental: no siente voluntad para decidir, deja que la circunstancia ‘fluya’ o toma decisiones poco meditadas o irracionales que le pueden generar aún más malestar. Por ello, conviene encontrar cierto equilibrio entre no obsesionarnos meditando una decisión y no ser demasiado impulsivos.

Para evitar caer en esta situación, los expertos recomiendan planificar nuestro día a día intentando concentrar las tareas pesadas o que requieren decisiones importantes para primera hora de la mañana cuando, en principio, estamos más descansados. Además, recuerdan la importancia de mantener una dieta equilibrada, eliminar compromisos innecesarios y priorizar las tareas.

La importancia de los datos en la toma de decisiones empresariales

La toma de decisiones empresariales es la protagonista del día a día, decisiones grupales o individuales, decisiones de rutina o de emergencia… sean del tipo que sean, todas marcarán en mayor o menor medida el devenir de una empresa, idea o proyecto, y el consecuente éxito o fracaso de estos. Una decisión bien tomada significará, principalmente, ahorro de tiempo, energía y recursos.

Lo que está claro es que, en todos los procesos de toma de decisiones, la importancia de los datos es vital. ¿Por qué? Porque los datos son el motor que nos lleva a dar en el clavo a la hora de decir cuáles serán nuestras soluciones o alternativas y cómo y cuándo debemos llegar a ellas.

Dicho en otras palabras, trabajar tanto con small data como con big data (dependiendo de nuestras necesidades), nos llevará a conocer las necesidades reales del mercado e, incluso, anticiparnos a ellas. Saber analizar, detectar y anticiparse es la clave que nos permite tomar grandes decisiones estratégicas. ¿Y cómo lo consigo? Estudiar toma de decisiones es posible y en Edix te ofrecemos varias vías para hacerlo, todas igual de apasionantes.

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Juegos de toma de decisiones y otras dinámicas

Un juego o dinámica de toma de decisiones es una actividad, generalmente grupal, que se usa para que las personas implicadas en ella aprendan cómo enfrentarse a un proceso de toma de decisiones en algunas o todas sus  fases y circunstancias.

Su fin es, principalmente, pedagógico e invita a desarrollar habilidades como la intuición o la asertividad y a mejorar mecanismos cognitivos que nos ayuden en la toma de decisiones para lograr que estas sean acertadas y eficientes.

Además, contribuye a poner en práctica técnicas de negociación y a amenizar el entorno de trabajo o para hacer teambuilding. De todas formas, no cualquier momento vale para aplicar una dinámica de este tipo. Puede aplicarse en distintas fases de la gestión de proyectos, pero no conviene hacerlo en momentos determinantes en los que priman otras tareas o que urgen soluciones de emergencia.

Los seis sombreros para pensar

El juego de los seis sombreros es una de las dinámicas de rol más famosas y utilizadas a la hora de enfrentarnos a procesos de toma de decisiones. Se basa en una técnica desarrollada por Edward de Bono, que nos ayuda a aprender a ver las cosas desde diferentes perspectivas y mejorar tanto nuestra capacidad analítica como dotes de comunicación.

Cada uno de los sombreros (lo ideal es contar con ellos físicamente en la dinámica) es de un color distinto y se asocia a un rol diferente que va a tener que asumir quien lo porte. Hay seis colores (blanco, rojo, amarillo, negro, verde y azul) y, dependiendo del sombrero que te pongas, tendrás que interpretar un papel asociado a dicho color: las ideas que manifiestes irán acorde con el carácter que te haya tocado representar o que en un momento determinado te asignen (p. ej. el blanco representa la imparcialidad; el verde, la creatividad; el negro, lo negativo; el amarillo, lo positivo…).

Juegos de mesa

Son muchos y variados los juegos de mesa que nos ayudan a practicar el análisis de situaciones, a mejorar el trabajo colaborativo y a acostumbrarnos a la asunción de riesgos o compromisos. Un ejemplo de ellos es Hanabi, un juego de cartas que no se basa en la competición, sino en la colaboración de los participantes en busca de un objetivo común. 

Otra opción interesante es Unlock, un escape room de mesa en el que, como ocurre con los escape reales, hay que escapar de una situación superando obstáculos y acertijos. Es ideal para, de una manera amena, potenciar el pensamiento creativo y la capacidad analítica.

Ruta de supervivencia

Las dinámicas de toma de decisiones también pueden realizarse ‘extramuros’, y la ruta de supervivencia es un ejemplo de ello. En este tipo de actividad, se plantea al grupo realizar una ruta por un monte desconocido para sus miembros. Esta dinámica debe estar planificada por alguien que conoce el terreno y dispondrá los obstáculos o pruebas que se incluyan en ella. Se busca definir perfiles de líder, detectar habilidades en sus participantes y ponerlos a prueba para comprobar cómo se enfrentan a diferentes procesos de tomas de decisiones.