regla de las dos pizzas

Dos pizzas, 5 minutos y otras técnicas para ser más productivo

Las fórmulas que utilizan Jeff Bezos, Elon Musk o Jerry Seinfield son peculiares, pero funcionan. Descubre cómo puedes aplicarlas en tu día a día para ser más productivo.

Seguro que ya sabes que para ser más productivo necesitas comer bien, dormir suficientes horas y tomar descansos a lo largo de tu jornada de estudio o de trabajo. Todo esto está muy bien, pero… entre nosotros, es un poco aburrido. ¿Qué te parecería si te dijéramos que la clave para ser más productivo reside en el número de pizzas que tu equipo y tú vais a comer, en un time blocking peculiar o en el poder de las historias?

Existen infinidad de fórmulas para aprovechar tu tiempo y conseguir sacar las tareas pendientes en plazo y forma. Herramientas que  puedes aplicar a tu formación, el teletrabajo o la jornada en la oficina. Además, con éxito probado, y es que algunas parten de los emprendedores más destacados del momento. Así que al lío. Coge tu aplicación de notas, o papel y lápiz, y apunta: cómo ser más productivo… de forma original.

Técnicas para ser más productivo

Las dos pizzas de Jeff Bezos

Empezamos con el hombre más rico del mundo. Jeff Bezos, fundador y director ejecutivo de Amazon, tiene claro cómo deben ser sus reuniones. Limitadas al número de personas que podrían comer si hubiera dos pizzas en la mesa. Es decir, cuanto menos participantes en la reunión, mejor. Y es que así todos disponen de más tiempo para exponer su visión, no se sienten cohibidos, se evita que prevalezca una única opinión y la reunión es, en consecuencia, más eficiente. O lo que es lo mismo, todos hablan y el encuentro no se alarga de manera insoportable. 

¿Y cómo puedes aplicar la regla de las dos pizzas a tu día a día? Si trabajas en equipo, y sobre todo si lideras el equipo, asegúrate de que todas las reuniones que mantengáis se limiten a las personas que realmente tienen algo que aportar. Y, oye, si quieres poner dos pizzas en la mesa para matar el gusanillo de media mañana, ¡bienvenidas!

Storytelling

Seguimos con Bezos. Y es que si Amazon ha logrado pasar de ser una pequeña librería digital a una de las cinco grandes tecnológicas del planeta, merece la pena echarle un vistazo a sus técnicas. 

Una de las más comentadas se refiere a PowerPoint, o mejor dicho, a la ausencia de él. En una carta enviada a sus accionistas en 2018, Bezos recordaba que el uso de la popular herramienta de presentaciones estaba prohibido en sus reuniones. ¿Quizá por una disputa con Microsoft? En absoluto. El motivo es más sencillo: el ser humano no está diseñado para retener ideas a partir de presentaciones con listas y gráficos, sino de historias, como bien explica este artículo. Por eso, la alternativa que propone Bezos en Amazon es precisamente esa: leer una historia, en forma de memo o paper, pero una historia al fin y al cabo. De esta forma se capta y retiene mejor la atención. ¿Entiendes ahora por qué el storytelling es tan importante en una estrategia de marketing? Es, además, una de las asignaturas que impartimos en Edix en la carrera de Digital Content.

¿Y cómo puedes aplicar el storytelling a tu día a día para ser más productivo? Si necesitas transmitir una idea de forma clara, para evitar malentendidos y no tener que volver a explicarla en repetidas ocasiones, hazlo en forma de historia. Ahorrarás tiempo y serás más productivo.

No rompas la cadena

Vamos con otro nombre conocido. Actor y cómico, Jerry Seinfield nos ha hecho reír en más de una ocasión, pero ¿sabes que también es el autor de un práctico método para ser más productivo? Se llama don’t break the chain (no romper la cadena) y consiste en marcar en el calendario todos los días en los que avanzas en una tarea concreta, con un rotulador rojo y una equis bien grande. La idea es que dediques un tiempo indefinido cada día a ese proyecto —estudiar una asignatura, diseñar una web, aprender un idioma… — desde que lo arrancas hasta que por fin lo concluyes. Pero todos y cada uno de los días, no valen excusas.

¿Y cómo puedes aplicar la técnica de no romper la cadena en tu día a día? Si estás formándote, parece claro: estudia o practica todos los días, salvo las jornadas de descanso. Y si lo que necesitas es ser más productivo en tu profesión, saca tiempo cada día para ese proyecto que está en marcha.

Apunta lo que has hecho, no lo que vas a hacer

Marc Andreesen es un emprendedor tecnológico (cofundó la compañía Netscape Communications Corporation) con un curioso método de productividad. En lugar de anotar en una libreta, app o Trello las tareas que tiene que realizar cada día, registra únicamente todas las que sí ha completado, por pequeñas que sean. De esta forma, se siente satisfecho, trabaja de mejor humor y tiene una visión más clara sobre su eficiencia. En consecuencia, se siente y es más productivo. Porque, ¿quién no se ha venido abajo en algún momento cuando ha visto que su lista de tareas pendientes no para de crecer y crecer?

Si quieres probar las anti to-do lists, ten en cuenta que están diseñadas como la herramienta opuesta a una lista de cosas por hacer. Es decir, no funcionan si tiene aparte una lista de to-dos.

De 5 en 5 minutos

La última fórmula curiosa para ser más productivo la propone uno de los hombres más ocupados del planeta, Elon Musk. CEO de Tesla, de Space X, de The Boring Company, personaje público, lector insaciable, padre de siete hijos… Es tratar de imaginar su agenda en un día cualquiera y sentir un ligero mareo. ¿Cuál es su secreto para llegar a todo, o casi todo? El time blocking. Esta técnica consiste en bloquear fragmentos de tiempo para una sola tarea. Por ejemplo, el nuevo texto para el blog de tu ecommerce, de 10 a 11 horas. La grabación de un vídeo para tu canal, de 11 a 12. La búsqueda de keywords para la estrategia SEO, de 12 a 1. 

La particularidad de la técnica de Elon Musk es la unidad de medida de su time blocking: 5 minutos. Esto no significa que cada 5 minutos cambie de tarea, sino que establece el tiempo que le va a dedicar a cada una en bloques de 5 minutos. Por ejemplo, revisar el mail, 5 minutos máximo. Extraer los últimos datos de Google Analytics, 3 bloques de 5 minutos. Preparar una presentación, 8 bloques de 5 minutos. 

¿Cómo puedes emular a Musk en tu día a día? En primer lugar, programando el reloj.

Estas curiosas técnicas para ser más productivo funcionan, al menos para quienes las han dado a conocer. El éxito de la productividad consiste, al fin y al cabo, en conocerse a uno mismo y probar distintas fórmulas hasta dar con la que mejor se adapte a ti.

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