La regla de las 5 S para empezar el año motivado

Mucho antes de que Marie Kondo nos enseñara a doblar ropa en vertical y a deshacernos de las cosas que no nos inspiran, sus compatriotas Toyota idearon una técnica que reivindica el orden y la limpieza para mejorar la productividad en el trabajo y, también, en tu vida fuera de la oficina. Se llama regla de las 5 S, o 5 S japonesas, y consiste en cinco fases que se deben ejecutar en orden. Lleva en funcionamiento ¡más de medio siglo!

Cada fase se corresponde con una palabra en japonés que empieza, como ya habrás imaginado, por ese. Son Seiri (separar), Seiton (situar), Seisó (suprimir), Seiketsu (señalizar) y Shitsuke (seguir). Puede que la traducción no sea exacta, pero nos da una ide de en qué consiste cada etapa. 

El objetivo final es ahorrar tiempo y energía para destinarlo a lo que realmente importa y, de esta manera, ser más productivo. En los lugares de trabajo facilita un mejor ambiente que a su vez repercute en los resultados del negocio. 

Así que si tienes la sensación de que no te llegan las horas del día para todo lo que te gustaría hacer, o necesitas ser más organizado pero ni Scrum o Kanban, ni las pizzas de Jeff Bezos encajan con tu forma de trabajar, en la regla de las 5 S puedes encontrar la solución. O no, pero por intentarlo, que no quede. ¿Vamos?

Seiri

Quién sabe, pero de esta fase es de donde pudo obtener Marie Kondo la inspiración para su popular método de clasificación y limpieza. Seiri significa separar, lo que en la práctica supone deshacerte de todo lo que no necesitas para quedarte con lo realmente importante. O lo que es lo mismo, evitar las distracciones (porque, sí, esa agenda del 2017 que sigue encima de tu escritorio distrae; del mismo modo que esos pantalones que llevas más de una década sin ponerte ocupan un espacio innecesario en tu armario). 

En grandes empresas o plantas de producción, el Seiri puede suponer deshacerse de maquinaria obsoleta, de informes que ya nadie necesita o de manuales que han quedado desfasados (es hora de reciclar esa guía de Word para Windows 95).

Seiton

Si pudiéramos calcular todos los minutos destinados a buscar las llaves, o la cartera, o (recientemente) la mascarilla, la cifra probablemente nos asustaría. Colocar cada cosa en su lugar ahorra tiempo, y mucho. De esto es de lo que trata seiton, de mantener el espacio de trabajo ordenado. Parece sencillo, pero tiene truco. 

La clave está en elegir dónde colocamos cada cosa en función de la frecuencia con que la usemos. Por ejemplo, una libreta o un bolígrafo que utilizas al menos una vez cada hora durante tu jornada de trabajo, debería estar a mano. Los post-its en los que escribes varias veces al día, cerca. Y el libro de estilo que consultas una vez a la semana, accesible. En cuanto a lo que prácticamente no utilizas, o que de hecho has olvidado que existe, quizá es buena idea volver a la regla número 1 de las 5 S (tíralo).

Quizá estés pensando que, vale, muy bien, pero tu mesa de trabajo es la del salón y toda tu oficina cabe en la pantalla del ordenador. En este caso, también puedes aplicar el seiton. Utiliza el escritorio, los accesos directos o la barra de marcadores para los documentos y aplicaciones que necesitas más a menudo, y, el resto, distribúyelo en carpetas. 

Seiso

Piensa en ese momento justo después de hacer limpieza, ¿a que se está más a gusto?, ¿a que duermes mejor?, ¿a que te cuesta menos concentrarte? El seiso aplicado al trabajo consiste precisamente en eso, en disponer de un espacio limpio, ordenado y despejado para poner el foco en lo importante (y no en esa mota de polvo que atraviesa la sala de reuniones). 

Para pasar esta etapa con un check, y si compartes espacio de trabajo con otras persona, es necesaria la colaboración de todos. De ahí el sentido de la siguiente regla. 

Seiketsu

Puedes encontrar este término traducido como estandarizar o señalizar. De lo que se trata es de registrar cualquier anomalía que afecte al orden y la limpieza del espacio de trabajo, así como su posible solución. Es decir, Seiketsu puede consistir en colocar un letrero que indique en qué cubo se tiran los vasos de café. O en clasificar los documentos por colores según el proyecto. O en indicar en un tablero quién es la persona encargada de apagar el aire acondicionado al salir. Las posibilidades son infinitas, y es que esta es la regla de las 5 S con más espacio para ser creativo.

Shitsuke

La última S de esta técnica japonesa de productividad hace referencia al control y la mejora continua. Es decir, puedes empezar la semana reciclando, ordenando y limpiando tu espacio de trabajo, y con un buen sistema visual de clasificación y recordatorios, pero siempre, siempre, puedes aspirar a más. Ser más ordenado, más rápido, planificarte mejor, responder menos emails innecesarios, etc. es posible.

Ahora que ya conoces la regla de las 5 S japonesas y cómo puede ayudarte a potenciar tu productividad, es hora de ponerse manos a la obra. Recuerda que este método no solo sirve para aprovechar mejor tu tiempo, sino que también ayuda a reducir accidentes laborales, la compra de material innecesario, la caducidad del stock… No está mal como propósito de Año Nuevo, ¿verdad?

Escrito por

Redacción Edix

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