consejos organizar evento virtual

Con estos consejos tu evento virtual será todo un éxito

Con una buena conexión a internet y una cámara, tu próximo planazo puede ser un evento virtual. De marketing, medicina o lo que te más te guste. Si estás pensando en organizar uno, estos consejos pueden servirte de ayuda.

Primero fue la Mobile World Congress, que tenía previsto celebrarse en Barcelona del 24 al 27 de febrero. Pronto le siguieron la Feria Internacional de Turismo de Berlín, el Salón del Automóvil de Ginebra, los congresos médicos, la actividad de Ifema… La pandemia del COVID-19 ha obligado a suspender eventos en buena parte del planeta. Pero eso no significa que la actividad desaparezca. El espacio digital sigue estando ahí, y por eso, cada vez son más las organizaciones que deciden celebrar eventos virtuales. 

Si tú también estás pensando en montar tu propio evento virtual, esto te interesa.

Ventajas de los eventos virtuales

No se trata solo de que el espacio virtual sea, por el momento, el único lugar donde poder congregar a profesionales con un interés en común. Apostar por un evento virtual en lugar de por otro presencial tiene numerosas ventajas. ¿Las conoces?

Por ejemplo, organizar un evento virtual es mucho más ágil y barato que hacerlo de forma física. Los entornos virtuales ofrecen espacios de trabajo y formación a un coste más reducido que los entornos físicos. En este sentido, la disponibilidad de salas de reuniones no es necesaria, lo que implica un importante ahorro monetario y logístico. Aunque es cierto que en ocasiones será preferible optar por reuniones presenciales, un espacio virtual ofrece posibilidades idóneas para meetings rápidas y generales para, por ejemplo, plantear el seguimiento de un proyecto determinado o comentar dudas respecto a determinadas cuestiones.

Los eventos virtuales permiten conectar personas en distintos lugares geográficos, algo que, unido al punto anterior, amplía las posibilidades laborales y académicas cuando se trata de proyectos que involucran a distintos equipos o personas. Además, esto permite mantener un contacto mucho más prolongado en el tiempo, de forma que se generan vínculos más estrechos y productivos entre todos los participantes. ¿Te imaginas participar en una charla con el gurú de Stanford al que tanto admiras? Con un evento virtual, es posible.

Un evento virtual, además, ofrece posibilidades más elevadas de seguimiento y medición. Es mucho más sencillo registrar y analizar datos de participación o interacción dentro de una plataforma digital que a partir de un entorno físico.

Al mismo tiempo, los eventos virtuales permiten utilizar la información registrada para crear espacios de trabajo o estudio a largo plazo. Existen herramientas que permiten no solo realizar un evento virtual, sino registrar los comentarios y sugerencias que puedan haber surgido en él, de forma que todas las personas pueden aprovechar este foro para solucionar dudas o realizar distintos seguimientos.

En cualquier caso, no se trata de renunciar a los eventos presenciales, sino de aprovechar las ventajas y oportunidades de los eventos virtuales para aumentar el rendimiento de los procesos de trabajo y formación académica. Ambos espacios, por tanto, deben complementarse y desarrollarse a partir de sus posibilidades específicas.

Cómo organizar eventos virtuales con éxito

Antes de organizar un evento virtual es importante tener presentes los objetivos que buscamos y las personas que participarán en el evento. Esto nos permitirá definir de forma concreta cómo organizar el evento y qué propuestas o herramientas concretas son las más adecuadas. Existen muchas alternativas y opciones para organizar eventos virtuales que te permitirán sacar mayor rendimiento al encuentro.

Por otro lado, no es necesario utilizar siempre el mismo tipo de plataformas digitales para realizar un evento virtual. Existen, de nuevo, múltiples alternativas: en este artículo puedes repasar las posibilidades de herramientas como Eventtia, INXPO, iVent o MeetMaps, que ofrecen distintas posibilidades y complementos interactivos para adaptar los encuentros a las necesidades de cada persona, empresa o institución académica. 

¿Necesitas enviar y recibir ficheros? ¿Que la pantalla principal muestre a un grupo más o menos numeroso de participantes? ¿Reproducir un vídeo en HD? De todo esto dependerá que elijas una u otra herramienta.

Algunas ideas surgidas a raíz del COVID-19 han impulsado espacios virtuales destinados a eventos de entretenimiento que no puedan realizarse de forma presencial debido a las medidas de aislamiento o imprevistos de otras características: aquí tienes el ejemplo de una startup española.

Lo que está claro es que, si quieres que tu evento virtual sea todo un éxito, estos factores son un must:

  • buen ancho de banda —no hay nada peor que tu evento se congele o se caiga por culpa de una deficiente conexión a internet—;
  • calidad de audio y de imagen, porque, sí, ese conferenciante que se conecta desde Stanford parece la mar de interesante, pero con su imagen pixelada el atractivo ya no es tanto;
  • y una buena estrategia de marketing que haga llegar la cita a cuantas más personas interesadas, mejor.

Webinars y nuevos espacios para trabajar y aprender

El desarrollo tecnológico ha permitido diseñar espacios para acoger eventos virtuales colaborativos que combinan algunas de las ventajas de las reuniones presenciales junto a los complementos de los espacios virtuales. Los webinars o seminarios web son un claro ejemplo.

Se trata de espacios virtuales que permiten desarrollar talleres en streaming que aportan un gran valor añadido para la formación académica o los entornos laborales. De hecho, son uno de los recursos más utilizados para formarse online, ya que permiten mantener el contacto directo entre el formador y el alumno (en Edix, todas nuestros profesores imparten webinars). Además, durante la reciente etapa de confinamiento, se han convertido en una opción más de ocio para aprovechar al máximo el tiempo en casa.

Los webinars son una herramienta fundamental para el crecimiento y consolidación de nuevos formatos educativos, así como para la implementación de estrategias de marketing que buscan un mayor contacto con los clientes y grupos de trabajo.

¿Qué, te animas? Hemos dejado para el final lo mejor. Los eventos virtuales no solo son más ágiles, baratos y ofrecen más posibilidades que los que tienen lugar de forma presencial. También enganchan. Así que advertido quedas.

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